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Aprovechar viajes de trabajo: consideraciones y consejos

Viajar por trabajo suena muy glamuroso. Es fácil imaginarse que se pueden conocer muchos destinos y que la compañía para la cual se trabaja pagará todo. Esto está muy alejado de la realidad. Sin embargo, es posible aprovechar viajes de trabajo para conocer y disfrutar de nuevos destinos.

En este artículo estaremos revisando cómo aprovechar viajes de trabajo de la mejor manera. Conjuntamente, sin entrar en problemas por esto. El viaje de trabajo puede ser una gran oportunidad de disfrutar de algunos destinos, pero con algunos cuidados.

Realidades al aprovechar viajes de trabajo

Un viaje lejano por trabajo es algo que muchos anhelan. Tener la oportunidad de ir a otro continente donde se pagan viáticos es una oportunidad de oro. Pero esto no siempre pasa y los viajes pueden acumularse y volverse algo pesado. Al tener un itinerario y planear este viaje, podemos sacar más provecho.

Cuando las personas viajan mucho por trabajo, se llegan a cansar. Se puede llegar a perder el entusiasmo ante largas jornadas y el trabajo que se sigue acumulando en el destino. Sobre todo si se repite el mismo destino o el lugar al que se viaja no es particularmente atractivo.

Otra cuestión importante a considerar es que a donde se viaje puede ser una zona industrial o lejos del centro de la ciudad. Con esto en mente, si se piensa viajar hay que rentar un coche

Viajar por trabajo permite conocer algunos destinos si hay buena organización

Seguir las políticas de la empresa

Lo más importante es conocer las políticas de la empresa. Algunas compañías dejan combinar vacaciones con un viaje de trabajo bajo ciertas condiciones. En otras está totalmente prohibido. Al no cumplir dichas políticas se corre el riesgo de perder el empleo. En muchos casos ni siquiera pagan los costes en los que se incurrieron.

No hace mucho un ejecutivo de Amazon fue despedido por volar en clase ejecutiva. En el mundo del espectáculo es común que se pague «business class» o incluso primera clase. Pero el jefe de efectos visuales no se apegó a la frugal política del gigante de logística donde solamente se paga clase económica. A pesar de justificar su viaje por cuestiones de salud, la compañía de Jeff Bezos fue implacable con su política.

Por ende, antes de cualquier viaje de negocios es necesario conocer la política de viajes, si es que existe. Además, revisar que sea la versión más reciente de esta. Así vamos a entender qué sí considera la empresa como viáticos y que montos se autorizan. Asimismo, muchas compañías buscan que sus empleados renten coche sobre el uso de taxi. Otras son todo lo contrario. La única manera es revisar a detalle los lineamientos y preguntar proactivamente —y antes del viaje— cualquier duda o información que no quede clara.

Es necesario respetar las políticas corporativas

Ubicación del hospedaje

Por cuestiones de trabajo necesitamos priorizar el lugar dónde se encuentre nuestro hospedaje sobre los sitios turísticos. Algunas veces la ciudad es amigable y no hace mucha diferencia. Pero en otras metrópolis como Yakarta, Sao Paulo y la Ciudad de México; la ubicación puede arruinar nuestro viaje de negocios.

Para mitigar la situación se puede buscar una ubicación cerca de un transporte público de calidad como un metro (si es que la ciudad a la que vamos tiene ese servicio).

Otra cuestión importante es si nuestra compañía tiene una lista de hoteles aprobados o un monto máximo de precio por noche. Además, es necesario revisar cuáles hoteles tienen buen aislamiento acústico para descansar y no escuchar la televisión del vecino de cuarto.

Asimismo, es bueno si el hospedaje está cerca de un lugar donde se pueda realizar ejercicio al aire libre como correr o trotar. En este mismo tenor, la ubicación también debe ser segura y de lo contrario saber qué medidas adicionales tomar para cuidar nuestra seguridad personal.

En ciertas ciudades como Sao Paulo el traslado puede tomar mucho tiempo o salir muy caro

Planear con antelación

En muchos de nuestros artículos hacemos hincapié en la planeación. Para aprovechar viajes de trabajo también aplica. Por una parte, es común que el viajero no lleve visa para el país destino. En este caso, es necesario revisar a tiempo si el visado es un requerimiento de entrada.

Al planificar correctamente podemos encontrar si algunas de las atracciones principales de la ciudad cierran tarde. Por ejemplo, hay museos que abren sus puertas hasta las 8 o 9 de la noche determinados días a la semana. Si es posible, se podrá ir a uno de estos lugares al saber las dinámicas de las instituciones.

También, si se investiga con antelación, se puede buscar un restaurante en particular u optimizar las visitas en caso de que se salga a caminar después del trabajo. De la misma manera se puede aprovechar mejor un fin de semana o tomar una excursión a un sitio cercano si se aprovecha del mismo.

Algunos museos tienen días en los que cierran más tarde

Contratar siempre tarifas flexibles

Para la parte del trabajo, la tarifa que se usará es la que dicta la propia empresa. Pero si queremos aprovechar viajes de trabajo en combinación con un fin de semana o vacaciones, es menester no contratar tarifas no flexibles, aunque sea tentador por ser más baratas.

La situación es la siguiente: los viajes de negocio pueden cambiar de fecha o cancelarse fácilmente. Son gastos o costos que la empresa está dispuesta a tomar y probablemente estén contemplados en su presupuesto. Si no se tienen tarifas flexibles en nuestra parte personal y el viaje se cancela estaremos incurriendo en pérdidas.

En viajes personales, este tipo de tarifas son un riesgo. Pero en esta situación se es más responsable y se pueden asumir. Pero cuando el viaje es de negocios, es inaceptable perder flexibilidad porque se tomó una mala decisión al reservar ciertos extras.

Las tarifas flexibles permiten cancelar o cambiar de fecha en caso que haya imponderables

Revisar fechas y destinos de vuelo

Cuando nuestro viaje de negocios es en un destino lejano, es probable que se tenga que tomar un vuelo. Hemos hablado de diversas situaciones que afectan el precio de los boletos de avión

Cuando tenemos que volar, las fechas afectan directamente el coste de nuestro asiento. Hay veces que, si el avión está muy lleno, los precios suben considerablemente. Por eso, si vamos a tener más días en el destino, lo conveniente es que el precio sea igual o menor que la fecha regular de nuestro viaje de negocios.

Muchas veces esto no es difícil ya que los boletos en sábado o domingo pueden llegar a ser más económicos. También si llegara a haber un día festivo y lo queremos aprovechar, es importante ver cómo se afectan los precios.

En el caso de viajar a lugares como Europa o Asia, puede ser que se quiera regresar de otro destino diferente al que se viajaba originalmente. Por ejemplo, si el viaje es a Ámsterdam, puede ser que queramos regresar de Copenhague. Muchas veces esto no afecta el precio del boleto de avión o puede incluso llegar a salir más barato. Hay que revisar las diferentes combinaciones posibles.

Aprovechar viajes de trabajo
Buscar diferentes combinaciones permitirá encontrar buenas opciones

Viajar en fin de semana

Muchos viajeros no quieren viajar en fin de semana para no perturbar de más sus planes familiares. Pero si se quiere aprovechar viajes de trabajo, viajar el sábado anterior (pensando que se tiene que estar el lunes en el destino), permitirá poder disfrutar de un domingo.

De la misma manera, si se termina el viernes, regresar el domingo nos regala una excelente oportunidad para deambular en la ciudad antes de regresar. Claro que esto tiene implicaciones en costos que nosotros deberíamos absorber y el sacrificio de tiempo en casa. Pero si el destino es novedoso, valdrá la pena.

Aprovechar viajes de trabajo
Los fines de semana se pueden aprovechar para conocer sitios de interés cercanos

Equilibrar la energía y cuidado con el peso

Tal vez nos emociona mucho conocer un nuevo lugar. Pero es importante equilibrar la energía para rendir en nuestro viaje de trabajo. Esto implica no solo procurar el descanso sino también el no conocer demás. En otros casos, algunos viajeros quieren aprovechar las noches para no dejar que se acumulen tantos pendientes en su lugar de origen. El resultado es que no rinden en sus actividades laborales ni queda energía para aprovechar alguna oportunidad para conocer el destino.

Otra situación que es común es que en un viaje de negocios no se realiza ejercicio. Si es posible es bueno buscar un hotel con un buen gimnasio o en una zona donde pueda salir a trotar o caminar. También es bueno buscar ciertos ejercicios que se puedan llegar a realizar en el cuarto.

Hay que tener cuidado con la alimentación. Al romper la rutina se puede comer en exceso. Entre un buen desayuno de hotel y las opciones de restaurante, el cuerpo puede ganar varios kilos que después serán difíciles de perder.

Aprovechar viajes de trabajo
Es importante también dedicarle tiempo al bienestar

No desaprovechar los programas de viajero frecuente

Un error muy común es que las personas que viajan de negocios no se dan de alta en los programas de viajero frecuente. En esto, no solo son los pertenecientes a las aerolíneas que son los más famosos.

Los hoteles también recompensan la lealtad. Muchas veces el programa de viajero frecuente ofrece algunas bondades desde sus niveles más básicos y donde no se tiene que pagar más. Ya sea una botana o agua de cortesía hasta un café por la mañana. Si llegamos a viajar mucho, se puede mejorar el nivel y recibir beneficios adicionales. De la misma manera, podemos juntar noches gratis para cuando tengamos que tomar vacaciones.

En caso de que no se tenga una tarjeta corporativa, podemos usar nuestras propias tarjetas para generar puntos. Aquí es importante señalar que no es ético escoger tarifas más caras para recibir más puntos. Muchas compañías incluso penalizan si los empleados realizan acciones así.

Aprovechar viajes de trabajo
No hay que desaprovechar los programas de lealtad de los hoteles

Dar prioridad al trabajo

Para muchos tal vez esta sección esté de más. Pero es bueno señalar que el artículo trata de aprovechar viajes de trabajo para conocer y no quitarle la prioridad a las actividades de trabajo por conocer el destino.

Hay muchos casos donde las personas descuidan el aspecto laboral por turistear o disfrutar de una ciudad novedosa, pero esto no es profesional. Primero se atienden los pormenores de la empresa y luego se agregan las diferentes actividades y lugares que podamos conocer. De lo contrario podría ser nuestro último viaje de trabajo.

El viaje es de trabajo (foto Pexels)

Conclusiones aprovechar viajes de trabajo

Aprovechar viajes de trabajo es una gran oportunidad de disfrutar de un nuevo destino. Por una parte, no tenemos que romper el cochinito para descubrir una nueva ciudad, pero también implica ciertas responsabilidades.

Lo primero es que para que un viaje de negocios sea exitoso, tenemos que darle prioridad a las actividades y objetivos laborales. Asimismo, es fundamental conocer y apagarse a las políticas de viaje en caso de que estas existan.

Continuando, planear nos ayudará a tener una mejor oportunidad para aprovechar el limitado tiempo que nos pueda quedar. Muchas veces es necesario viajar en fin de semana para crear el tiempo en destino, aunque esto pueda afectar cuestiones personales.

Tener flexibilidad es fundamental ya que los viajes de negocio se pueden cancelar a última hora o mover de fecha. Si se prepagan cosas es importante considerar el riesgo ya que podríamos perder nuestro dinero. 

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2 comments

  1. Qué tal verificar también si se requiere la aplicación de alguna vacuna, dependiendo del país donde haga escala o destino

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